¿En qué momento fracasan mayormente los proyectos?

Hoy hemos tenido reunión de seguimiento con el cliente y ha quedado seriamente preocupado por el avance del proyecto. Después de trabajar duramente 3 meses y haber realizado dos entregas, ha quedado patente que el objetivo que perseguimos nosotros no se corresponde con el del cliente. ¿Cómo es posible, si disponemos de una planificación acordada, un documento de requisitos que redactamos con él y nos reunimos periódicamente?

En la fase de iniciación del proyecto se evalúa la capacidad de finalizarlo teniendo en cuenta limitaciones de alcance, tiempo, coste, etc. Además, se definen sus objetivos, los criterios de aceptación del trabajo a realizar, se identifican las personas clave (del cliente, del usuario e incluso del proveedor) cuya influencia e intereses pueden afectar positiva o negativamente al proyecto, etc. Identificar y analizar esta información lo antes posible es imprescindible, para poder elaborar una planificación realista que permita liderar el proyecto y evite sorpresas inesperadas durante su ejecución:

• Un objetivo cuyo logro no ha sido definido dificulta ser alcanzado.

• Un criterio ambiguo de aceptación de entregables,  los deja sujetos a interpretaciones.

• Un usuario clave no tenido en cuenta, puede implicar un cambio sustancial en el enfoque del trabajo a realizar e incluso la negación a aceptar el proyecto en sí mismo.

• Un gerente que no se sienta comprometido con el proyecto, no asignará los recursos y personas adecuadas en el momento oportuno.

Los proyectos fracasan mayormente en la fase de iniciación porque es en esta fase, cuando se debe obtener una visión estratégica de cómo abordar el proyecto y se descuida información muy relevante (anteriormente descrita). La persona responsable de impulsar esta fase es el Project Manager. Sin embargo, muchas veces es asignado con posterioridad, durante la fase de planificación o incluso de ejecución, después de que los compromisos del proveedor y cliente hayan sido adquiridos mediante contrato. Esta asignación tardía deja escasa o nula capacidad de maniobra para analizar la información propia de esta fase y su posterior impacto en el proyecto.

Para lograr el éxito del proyecto, se debe asignar durante la fase de iniciación y lo antes posible, a un profesional de la dirección de proyectos o Project Manager. Esta figura, ya ha sido reconocida y profesionalizada en un contexto internacional y es él quien debe atender e integrar todos los aspectos de la gestión del proyecto y no sólo los técnicos y comerciales. Esto es algo que aún no se ha asumido por la gerencia de muchas de nuestras empresas.

Autor: Iban Quijada Vázquez